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Sensibilización del Sistema de Gestión de Calidad en las IES

Dentro de las actividades realizadas por el SIGA en la Sede Amaonia, se encuentra el proceso de sensibilización, para ello se realizó el taller Sensibilización del Sistema de Gestión de Calidad en las IES, donde el Dr. Javier A. Valencia, coordinador de Consultoría de Gestión y Conocimiento SAS, fue el expositor.


Durante el taller, el Dr. Valencia expuso importantes conceptos en lo referente al tema:

Sobre "Papel de Sistema de Gestión de Calidad en las IES", el Dr. Valencia resalto:

  • El SGC debe ser visto como un medio y no como un fin, en ese sentido recalco, que cuando se habla de un modelo de estos, lo que se plantea allí es un tema metodológico de guía de acción, más no un propósito, como tal a partir de él se puede decir que el sistema de gestión de calidad nos debe servir para cumplir nuestros fines o propósitos institucionales y él está al servicio de esos propósitos y de esos fines.
  • Para concluir afirmó que el SIGA tiene un papel y es servir de apoyos a todas esas labores sustantivas de formación, de investigación y extensión, está al servicio de eso, el SIGA no es el protagonista de esta novela, el protagonista es la comunidad académica y en sus labores sustantivas, la universidad  con sus propósitos y objetivos que se trazan; su intención es ayudar, es servir, es facilitar, es proveer recursos, servicios y ayudas a todos los procesos de la universidad como tal y darles facilidades.

En lo relacionado a las "Estructura del Sistema de Gestión de Calidad en el SIGA", afirmó:

  • Cuando se mira el modelo aseguramiento de calidad la institución superior se habla de seis variables críticas:
    • El liderazgo es fundamental frente al aseguramiento de calidad institucional.
    • La planeación estratégica porque es la que marca el rumbo y hacia dónde debe ir la institución y el aseguramiento de calidad.
    • El enfoque en la comunidad académica y en el mercado sea un sistema de aseguramiento de calidad no tiene sentido si no está sirviendo a los propósitos de impactar precisamente a la comunidad académica y a los grupos de valor a los que están dirigidos
    • La gestión por procesos ya que son relevantes para la calidad la gestión por procesos.
    • La gestión del conocimiento pues es un tema que indudablemente si las personas no manejan adecuadamente el conocimiento o no poseen un conocimiento apropiado, hace difícil que se logre un resultado.
    • Los potenciadores de resultados que están fundamentalmente asociados a los aspectos de valor agregado que pueden estar enmarcados a nivel de lo tecnológico, de la diferenciación social y ambiental que se pueda dar a través de la prestación de los servicios y ese valor diferenciador.
  • Finalmente concluyó que el papel que juega el SIGA fundamentalmente es servir de articulador entre el enfoque funcional y el enfoque por procesos, a fin de tener un mejor resultado, generando una serie de interacciones que se dan de una manera que configuran una matriz con característica que toma elementos de procesos y toma elementos de la estructura funcional y los acopla de forma que puedan coexistir y puedan ser compatibles y así generar un valor agregado a través de los mismos.

En el tema sobre "Beneficios del SIGA", expuso:

  • Por un lado es generar valor, valor en cuanto a que haya una vocación hacia el servicio por parte de todos los servidores, una red de valor donde las personas interactúen y compartan más allá de sus áreas o dependencias. Busca cómo romper esas barreras o fronteras invisibles entre las dependencias que limita o inhibe la posibilidad de trabajar de forma interdisciplinaria.
  • Un valor es es el de respetar y cumplir lo que se comprometen. Cuando un proceso se compromete con algo va a generar una cadena de consecuencias. Cuando no logre cumplirlo muchas veces con efectos a  usuarios externos o grupos de valor externos, que generan una pérdida imagen de la institución.
  • El SIGA es una de las herramientas o una estrategia que puede servir para adoptar buenas prácticas en el manejo de la gestión de la información, de información académica, de información de proyectos y de información sobre los servicios que la universidad presta.
  • El SIGA es una de las herramientas para trazar unas condiciones y definir de unas disposiciones sobre el manejo de esa información, para que la información como tal, termine siendo como capital intangible de alto valor que si no se aprovecha no me va a permitir por ejemplo, obtener algún tipo de reconocimiento cuando la universidad se somete algún tipo de evaluación.
  • El SIGA contribuye a preservar el conocimiento clave y a proteger la propiedad intelectual a través de la documentación de sus procesos, a través de garantizar que se respeten las fuentes con las que se utiliza los distintos documentos del sistema y de esa forma mantener mecanismos de seguridad frente al control de la confidencialidad de la información que pueda ser reservada.
  • Provee metodologías y prácticas que faciliten el que hacer y esas metodologías y prácticas están como información documentada
  • Ayuda a la conservación de información de actividades a través del tiempo para que sirvan de memoria, para mostrar algún tipo de resultados o comparar analizar o hacer algún tipo de balance.
  • El SIGA está alineado con el marco legal y en una entidad como la universidad, que es una universidad pública, esto implica que también tiene que cumplir una serie de condiciones normativas que vienen del gobierno nacional, del ministerio, de las corporaciones, en general tiene que cumplir con una serie de exigencias en el marco normativo del país y de cualquier entorno internacional.
  • El SIGA siempre está siendo visible las partes interesadas, para quien es eso o para qué y para quienes, eso implica que cualquier actividad que hace en un equipo en un proceso, en un área o en una dependencia, nos hace reflexionar sobre: ¿quién es el usuario de esa información?, ¿quien es el usuario de ese servicio?, ¿quien es para quién va dirigido eso? , ¿ cuál es la necesidad que tiene ese usuario o ese grupo?
  • Los procesos organizados, manuales de procedimientos, son las distintas herramientas metodológicas que brinda el sistema, para tener una mayor consistencia dentro del funcionamiento mismo el que hacer y en los procesos.
  • Permite al equipo de personas y a la institución cumplir, ya sea a través de auditorías, de autoevaluaciones, con lo que haya que demostrar o evidenciar que se está cumpliendo.
  • Es una herramienta que ayuda a la gobernanza institucional en materia de calidad, en la medida que le permite tener claridad a las personas sobre sus roles y responsabilidades, establecer directrices y políticas que tiene que ver con la gestión de calidad, está orientada aquí se comunique interna y externamente toda la información que sea requerida por todas esas partes interesadas, que se evalúe los resultados y que se presenten los resultados de una manera transparente a través de unos mecanismos de rendición de cuentas.
  • El SIGA en resumen nos va a ayudar, por un lado a tener organizada toda una información que debemos cumplir, entregar y facilitar a todos las partes interesadas o a los grupos de valor y por otra parte que en esa medida que yo haga esto también va a blindar de no ir a incumplir condiciones legales, o regulatorias, o normativas mandatorías con las cuales de pronto no se esta familiarizado, ya que el SIGA mismo está diseñado precisamente bajo esa condición.

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Para concluir la exposición se refirio a las "Barreras en la apropiación del SIGA":

  • En ese aspecto, inicio refiriendose al Comportamiento paradójico de la gestión, donde expuso que en muchos casos cuando se piensa en un sistema de gestión, se preguntan si se debe trabajar de forma centralizada o se debe trabajar de forma descentralizada. Hay entran siempre las sedes cuando dicen: “es que a nosotros como sedes nos ven la realidad que tenemos y desde el nivel nacional muchas veces nos exigen cosas que a nosotros nos dificulta y nos genera es más trabajo y no que eso sea un asunto que nos permita funcionar mejor” y ese es el debate entonces, o estamos centralizado en un modelo de estos, o estamos descentralizados y cada uno puede tener su propio sistema de gestión y finalizó afirmando que en cuanto a en que me focalizo, si el sistema se debe centrar en los factores locales o los factores globales. La localización y la globalización también es esa dicotomía que tiene que manejar, o si me focalizo o si me diversifico y que las decisiones que se tomen de forma individual o colectiva, como lograr ese equilibrio y por último trabajar frente a un entorno que nos genera un alto nivel de incertidumbre pero que también tenemos que planificar.
  • En lo relacionado a Barreras organizacionales aclaró que muchas organizaciones enfocan sus capacidades y en el desarrollo interno y no tanto en el usuario de los servicios, es decir se preocupa más a como hacer las cosas que para quien hacer las cosas, y en ese aspecto cuando un sistema de gestión se enfoca mucho más en garantizar hacer las cosas y no el para quien o para que hacer las cosas, tiene un riesgo muy alto de que se vuelva a un sistema encostrado que se encierra en sí mismo y se aisla de lo que es la realidad y termino afirmando que cambios lentos con un gran anunció, en lugar de probar continuamente el cambio en consonancia con el entorno. Por ultimo, se tienen herramientas pero que de pronto no las aprovechan de la manera como deberían utilizar.
  • Para concluir la presentación se refirió a los Factores de resistencia que las personas a veces ven estos sistemas de gestión, los cuales después de varios estudios hechos concluyeron que son:
    • Algo negativo.
    • Pérdida de la Libertad
    • Pérdida de status o de posición
    • Pérdida de autoridad
    • Pérdida de las condiciones de trabajo o económicas.
    • El tema de las barreras tiene que ver con no tener esa capacidad de mente abierta y de tal vez de prejuicios frente a la valoración que hacemos de muchos de las cosas que no sucede en el entorno.

Para terminar se respondió una serie de preguntas de los asistentes


Para El Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental – SIGA de la Sede Amazonia, es importante que el personal administrativo, de docencia, contratista, estudiantes, etc., comprendan y entiendan los procedimientos y métodos del sistema, a fin de fortalecer las estrategias de gestión de calidad en la universidad y en la sede.

 
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