PROCESO DE REGISTRO Y MATRICULA

La Secretaria de Sede apoya la coordinación del proceso de formación de los estudiantes de la Sede, desde su admisión hasta su culminación del ciclo académico para los programas de posgrado y para los estudiantes PEAMA hasta su momento de movilidad académica. Administra, procesa y registra la información académica y socioeconómica de los estudiantes de la Sede en el portal SIA.

¿Qué es Matrícula?: Es el acto inicial e individual por el cual el admitido a la Universidad adquiere la calidad de estudiante. Para este acto el admitido deberá:

1. Entregar la documentación exigida por la Universidad.
2. Pagar los costos establecidos por la Universidad.
3. Realizar la inscripción correspondiente de asignaturas

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SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA

La Secretaría de Sede administra este sistema apoyando la gestión académico–administrativa en gobernar y custodiar el sistema de información académica acorde con los estatutos y las normas de la Universidad Nacional de Colombia.

Funciones

• Plataforma por la cual los estudiantes de la Universidad tienen acceso a su historial académico, certificados de estudio o matrícula, inscripción de asignaras, etc.
• Plataforma donde los docentes de la Universidad cargan las calificaciones, generan listas y hacen seguimiento a los estudiantes inscritos en las asignaturas a su cargo.
• Mantiene actualizada la información para la construcción de indicadores académicos de la Universidad.
  Link: www.dninfoa.una.edu.co

SISTEMA DE QUEJAS Y RECLAMOS

La Secretaria de Sede administra el Sistema de Quejas y Reclamos de la Sede Amazonia de la Universidad Nacional de Colombia. Instrumento que permite a los integrantes de la comunidad universitaria y a la ciudadanía en general, presentar una queja, reclamo, sugerencia, solicitud de información y felicitación a través de los medios establecidos y hacer seguimiento a las novedades registradas en dichos medios.

DEFINICIONES

• Queja: Es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación con una conducta que considera irregular de uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.
• Reclamo: Es el derecho que tiene toda persona de exigir, reivindicar o demandar una solución, ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la falta de atención de una solicitud.
• Sugerencia: Se entiende por sugerencia, aquella propuesta que formula el ciudadano y que tiene como propósito mejorar la prestación del servicio en cualquiera de las áreas académicas o administrativas de la Universidad.
• Solicitud de Información: Solicitud de información relacionada con la organización de la Universidad y misión que cumple, funciones, procesos, procedimientos y normatividad.
• Felicitación: Es aquella expresión de satisfacción de un ciudadano con relación a la prestación de un servicio.

Link: http://quejasyreclamos.unal.edu.co

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

La Secretaria de Sede, es la responsable del funcionamiento del proceso de gestión documental, garantizar el cumplimiento de la normativa archivística y preside el Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental. También está bajo su responsabilidad la administración de correspondencia o ventanilla única es una función exclusiva de las unidades de gestión documental y de la secretaría de la sede.

La gestión documental es una función de carácter administrativo que contribuye de manera fundamental al cumplimiento de la misión de salvaguarda de la memoria institucional de la Universidad.

Bajo la custodia de la Secretaria de Sede se encuentran un aproximado de 145 metros lineales de documentos que son conservados en el archivo central de la Sede, y 6 metros lineales aproximadamente de archivos en fase histórica.

La Sede Amazonia cuenta con 11 oficinas productoras de documentos que poseen archivos de gestión que son organizados bajo la orientación del proceso de gestión documental y la Secretaria Sede.

A través de la ventanilla única se gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Servicios prestados

• Asesorar a las oficinas productoras de documentos en la administración del archivo de cada área.
• Aplicar los procedimientos de clasificación, organización e inventario documental.
• Elaborar y actualizar los inventarios documentales del Archivo Central e Histórico.
• Realizar seguimiento a la implementación de las Tablas de Retención Documental.
• Atender las consultas y prestamos documentales solicitadas de los documentos que reposan en el Archivo Central de la sede Amazonia.
• Programar y efectuar la selección y eliminación documental.
• Realizar los ajustes, actualizar y aplicar las TRD aprobadas al 100%.
• Realizar la programación y recepción en el Archivo Central las transferencias documentales.
• Gestión de comunicaciones oficiales: Recepción, Verificación, Radicación y Distribución.

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